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第六讲:全宗及全宗内档案的分类

来源:大发 | 时间:2019-01-01 人气:3404
  •   第六讲:全宗及全宗内档案的分类_物理_自然科学_专业资料。第六讲:全宗 全宗:全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成 的具有有机联系的档案整体,是档案馆档案的第一层分 类、管理单位。 按照形成全宗的单位和全宗内容的性质可分为机关组 织全宗和个人全宗; 按

      第六讲:全宗 全宗:全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成 的具有有机联系的档案整体,是档案馆档案的第一层分 类、管理单位。 按照形成全宗的单位和全宗内容的性质可分为机关组 织全宗和个人全宗; 按照全宗的范围和构成方式,可分为独立全宗、联合 全宗、全宗汇集和档案汇集四种。 立档单位:立档单位是构成档案全宗的国家机构、 社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者,通 常称为“全宗构成者”。 确认全宗要从组织或个人的社会独立性入手。用以 确定组织或个人社会独立性的因素被称为全宗(或其立 档单位)的构成条件。 组织全宗的构成条件: (1)可以独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。 (2)设有会计单位或独立的核算单位,自己可以编造 预算或财务计划。 (3)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任 免权。 个人全宗的构成条件: (1)对社会有突出贡献或重要影响 (2)主要以个人名义从事社会活动 (3)档案完整系统地留存下来 如何区分全宗 一、政权更迭及跨政权立档单位区分全宗 1、不同政权中的同一政权机关,其档案应分为不同全宗; 2、跨政权的非政权性质的立档单位,如企业、学校、文艺 团体、政党、社团、宗教组织等,其档案一般构成一个全宗,但 在管理中可分为两个不同的政权时期或部分; 3、跨政权存在的政治色彩较强、对政权依附性较大的立档 单位,如警官学校、军事院校等,其档案应分为不同全宗 4、个人不管外界的任何变化,其档案构成一个全宗。 二、立档单位变化所导致的区分全宗 1、新建:新成立的机关、企事业单位,其档案均构 成一个全宗; 2、分开:一个机关、单位分为两个或两个以上的单 位,旧机关的档案应单独构成全宗,新成立的机关、单位 应分别构成不同的全宗; 3、合并:两个或两个以上的撤销单位合并成一个新 单位,其档案应分别构成全宗; 4、独立:从某一立档单位分离出去成立一个新的单位 而代替了原立档单位的部分职能,从独立之日起此新单位 应构成新的全宗; 5、从属:原来是一个立档单位,后改变为某一机关 内部的一个组织机构,改变前的档案为一个全宗,改变后 是另一个全宗的一部分; 6、合署:两个单位合署办公,而文件又是分别处理 的,它们形成的档案应分别构成全宗。 三、临时性机构档案的区分全宗 各种临时性机构形成的档案,一般不设立新全 宗。个别临时性机构,独立性较强,存在时间较长, 其档案也可以考虑成立新的全宗。 四、判定档案所属全宗 在整理过程中,如分辨不清文件的全宗归属,就要进行判 定,一般主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手: 1、发文和内部文件:发文和内部文件,关键在于确定档案的形 成者——立档单位,可以看发文字头、机关印章,如没有这两 方面,可以看起草人、签批人、标题、落款、内容等。 2、收文:收文只要查明文件的实际收受者(收文单位),也就 确定了它所属的全宗。收文章、阅办单。注意实际办理文件的 机关才是收文机关。 五、组织全宗与个人全宗档案的区分 如某些档案文件既有个人属性又有组织属性,其处置 原则是:不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽 出纳入个人全宗;组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性 质的文件(如个人登记表、履历表、自传等、审查性文件 等);凡以组织或组织成员名义制发的文件正本应归入组 织全宗,个人全宗若认为必要时可保存副本。 个人全宗 “个人全宗”是社会知名人士(如社会活动家、科 学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其 一生活动中形成的档案整体。 历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案,在 我国也属于个人全宗的类型。 个人全宗,包括个人的著作、手稿、日记、信件、 遗嘱以及记载个人或家庭、家族活动的全部有价值的材 料,还包括别人撰写和收集的与个人全宗构成者个人、 家庭或家族有关的材料,以及直系亲属的、能够说明立 档单位情况的材料。 个人全宗不得收入全宗构成者在其机关组织公务活 动中处理的官方文件的原件。 个人全宗无论何种情况都只能构成一个全宗。 全宗的补充形式 一、联合全宗 联合全宗指两个或两个以上立档单位形成的、互有 联系而不易区分全宗的档案构成的全宗。 作为联合全宗的立档单位主要有两种情形:一是前 后有密切继承关系的立档单位;一是两个机关合署办公, 对内一套编制,对外两块牌子,文件混在一起。 二、全宗汇集 全宗汇集是指若干个立档单位形成的、可以区分全 宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成 的全宗,称为全宗汇集。 全宗汇集与联合全宗的区别: 全宗汇集中的单个全宗档案数量少而且能够分开, 而联合全宗的档案之间联系密切,档案混在一起很难分 开;联合全宗具有长久性,一旦固定下来,基本保持不 变,而全宗汇集具有不稳定性,一旦发现新的档案补充 时,需要做出相应的处理,重新进行整理和编目。 三、档案汇集 用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件, 按照一定特点集中起来的混合体,称为“档案汇集”。 档案汇集主要是针对档案残缺不全、全宗界限十分 模糊的情况,在档案管理中很少采用这种方法。只有在 很特殊的情况下,确实找不出更好的处理办法时才采用 档案汇集这种应急措施。 全宗群 全宗群:联系密切的若干全宗的群体,称为“全宗 群”。 为了便于保管和利用,应该把互有联系的全宗组织到 一起,维护一定类型全宗的不可分散性。因此,全宗群分 类一般应和档案的分库保管相一致,一个或几个性质相近 的全宗群应当集中保存在相同的档案库房内。 全宗群首先按照档案形成的不同时期分为几大部 分,如新中国成立前的档案和新中国成立后现行机关的 档案;然后按立档单位的类型和特点进行划分,如按照 立档单位的性质,可分为工业交通系统,农林水利系统, 财政、金融、商业贸易系统、科学文化、教育、卫生系 统等。 全宗的编号与排列 全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码 并以其作为该全宗的指称代号。全宗的排列是在库房 中固定各全宗的空间存放位置和排放顺序。二者之间 的号序和排序可以相互一致,也可以不一致,往往是 不一致的情况居多,因为二者所起的作用不同、目的 也不同。 一、全宗编号的要求 (1)唯一性或专指性; (2)系统性或连续性; (3)方便实用。 二、全宗编号的方法: (1)大流水编号法:又称顺序流水编号法,即一个档案馆 对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号。如 0001、0012、0123、1234 (2)体系分类编号法:即按某种逻辑框架,将档案馆所收 藏的全部全宗构成一个逻辑类别体系。如1.(1-3)市委、1. (4-7)组织部、1.(8-11)纪委、2.(1-4)市政府、2. (5-6)城建办 (3)分类流水编号法:即将馆藏全宗划分为两个或几 个大类,并以固定的代字或代码作为标志,然后在各大 类中按进馆顺序流水编号。注意所分类别不宜过多。如 X013、J004、D003、R123、 革001 三、全宗排列的要求与方法 全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则。 排列方法一般按全宗进馆顺序排列即可。同时进馆的 若干全宗,可按全宗的大小、相互关系和重要程度顺 序排列。 全宗内档案的分类 一、全宗内的档案进行分类的意义 1、档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一 2、分类也是档案管理工作中的重要环节之一,它为 一系列整理工作创造条件 3、档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用 提供了有利条件 二、对全宗内的档案进行分类的要求 1、要求分类具有客观性: 从全宗的实际情况出发进行分类,能够较为系统地 反映出立档单位活动的面貌。 2、档案分类体系应该具有逻辑性 每次分类必须按照同一标准进行,不应有交叉或互 相包容的矛盾现象。 3、全宗内档案的分类应该注重实用性 档案的分类必须便于保管、检索和利用。 三、组织全宗内档案常用的分类方法 方法 特点 适用范围 大部分立档单位 常用档案分类法比较表 需注意问题 准确判定文件所属年 度 年度 1.保持文件在时间方面 分类法 的联系 2.与文书处理制度相吻 合 3.标准客观,便于归类 组织机 1.保持文件在来源方面 构分类 的联系 法 2.与文书处理制度相吻 合 3.标准客观,便于归类 问题 1.保持文件在内容方面 分类法 的联系 2.类目设置与文件归类 难以掌握 立档单位内部机 构比较健全,且 分工明确 1.按机构设类并确定 适当分类层次 2.对涉及若干机构的 文件规定统一分类方 法 1.类目设置符合实际 2.类目设置符合逻辑 3.文件归类准确合理 1.立档单位内部 机构分工比较简 单,或职能有交 叉 2.各内部机构之 间文件已混淆 1、年度分类法 采用年度分类法,应该注意准确地判定档案的所属 年度。日常工作中可能会遇到以下几种情况: (1)文件上面没有明确的日期:分析内容、研究制 成材料、文件的字体、格式、编排和标记等,同时可以 与有准确日期的文件相对照,将这些方法结合起来判定 文件的日期。 (2)文件上有两个以上日期而又属于不同年度 文件种类 一般收文 日期 收到日期 法规性文件 指示指令性文件 计划、总结、预算、决 算、统计表 批准、公布或生效日期 签署与落款日期 内容针对时限(跨年度 计划放入开始年度,总 结放入最后年度) 一份文件上有多个时间特征的,如文件的成文日期、 签发日期、公布日期,一般应以文件的签发日期确定其所 属年度。 (3)跨年度文件 处理案件等文件放入办结年度。 如果一份文件既有前一年的工作总结,又有后一年 的工作计划,内容针对两个年度,该如何处理? (4)几件文件作为一件时,确定件的日期,应以装订时排 在前面“件”的日期为准,如印件与定稿为一件时,应印件 日期为准;来文与复文为一件时,以复文日期为准。 2、组织机构分类法 即按照机关内部设置第一层机构对(处室)对归 档文件进行分类,哪个机构形成、阅办的文件就归哪 个处室。 需要注意的特殊情况: 1、办公厅(办公室)与领导机构档案应如何设类? 一般情况下,领导机构形成的档案和办公厅(室)形成 的档案,统一作为一个类进行整理,名称一般为办公厅 (室)类。 2、办公厅(室)与各业务部门的档案的归类问题。 办公厅(室)收文以后转送有关业务部门处理,一般情况下 应归入业务部门类; 但如果业务部门阅过办公厅(室)转来的收文后,拟写复文 的草稿,后办公厅(室)根据草稿拟写复文稿并送领导人签发, 以立档单位名义复文。这种情况下,收文和复文一般应归入办公 厅(室)类,当然也可以归入业务部门类,前提是同一全宗内类 似情况的归类方法必须一致。 如果是两个以上部门合办的文件,应该归入主办部门;如果 分不清主次归入最后承办部门;如果是联名发出的文件,一般归 入主要起草的部门类。 3、问题分类法 即按照档案内容所说明的问题来分类。 一般是在不可能或不适于按组织机构分类的情况下采用 问题分类法,遇到下面几种情况可考虑采用此方法 (1)立档单位小,内部组织机构只有简单的分工,工作常 交叉; (2)立档单位内的档案已经混淆,很难再按组织机构分类 (3)立档单位内部虽有组织机构,但经常变动,按组织机 构分类有实际困难。 复式分类法 方法 年度—组织机构 分类法 组织机构—年度 分类法 适用范围 立档单位内部机构分工明确,比较稳定, 且具有一定数量的文件。多用于现行机关 全宗 立档单位内部组织机构分工明确,基本稳 定,且具有一定数量文件。多用于历史档 案和撤销机关档案 年度—问题分类 法 问题—年度分类 法 立档单位内部组织机构分工不明确,变动 频繁或文件已混淆。多用于现行机关全宗 多用于历史档案与撤销机关档案全宗 4、保管期限分类法 即划定不同的保管期限对档案进行分类,可分为永久、 长期、短期或永久、定期。 五、分类方案的编制 用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一 种文件。其要求是: (1)统一性 (2)排斥性 (3)伸缩性 六、常用的分类方法 1、年度——保管期限——组织机构(问题) 2、年度——组织机构(问题)——保管期限 3、保管期限——年度——组织机构(问题)

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